Good practices Virtual Data Room: Tot ce trebuie să știi

Industria Virtual Data Room este estimată în prezent să atingă o valoare de 5,76 miliarde USD până în 2032, potrivit Straitresearch. Data room-urile, utilizate inițial mai ales în tranzacții de tip M&A, sunt acum implementate pe scară largă de companii din diverse sectoare ale economiei. Popularitatea VDR-urilor este în creștere, pe măsură ce tot mai multe companii renunță la gestionarea tradițională (pe hârtie) a biroului, fenomen care este însoțit de amenințări tot mai mari privind încălcarea securității informațiilor. Scopul principal al data room-ului este de a oferi cel mai înalt nivel de securitate pentru informațiile electronice care sunt partajate între organizații.

Pe scurt:

• VDR este un mediu extrem de sigur pentru partajarea informațiilor online
  Diferența dintre VDR și e-mail este aproximativ aceeași ca între a trimite bani cash într-un plic și a angaja un convoi de securitate
• Securitatea este doar începutul: la fel de importantă este supravegherea asupra cine are acces la ce informații, când și în ce măsură. Aici controlezi literalmente totul

În cei mai simpli termeni, un Virtual Data Room este un depozit electronic de documente, bazat pe web, în care o companie poate păstra în siguranță documente confidențiale și poate acorda acces la acestea oricărei persoane autorizate. De fapt, acest mediu este extrem de sigur și criptat cu algoritmi similari celor utilizați în sistemele de bancarizare electronică (EV SSL).

Accesul la informații este limitat și strict monitorizat de administrator. Administratorul decide cine va avea acces la informații, la ce documente anume și în ce măsură (de exemplu, dacă un utilizator va putea salva fișierele, le va putea tipări etc.). Administratorul invită utilizatorii în VDR, dar poate, de asemenea, să le refuze sau să le limiteze accesul în orice moment. Datorită acestei funcționalități, documentele de afaceri esențiale pot fi partajate în mod sigur cu companii externe și monitorizate constant.

Ideea este că nimeni nu va avea acces la informații confidențiale fără acordarea permisiunilor corespunzătoare, iar tot ceea ce se întâmplă în VDR este raportat în mod regulat. Pe de altă parte, persoanele invitate în data room pot lucra confortabil din birourile lor, din orice colț al lumii, în orice moment, zi sau noapte. Datorită faptului că data room-ul este oferit ca serviciu (SaaS), ai nevoie doar de un computer și de o conexiune la internet pentru a-l utiliza.

Documentele plasate în data room-uri sunt, de obicei, private și considerate de mare valoare pentru proprietar. Pe lângă încărcarea informațiilor tipice care ar trebui întotdeauna protejate, precum datele financiare, de personal, juridice sau strategice, tot mai multe companii acordă o atenție sporită securității și protejează prin intermediul VDR informații din domenii precum proprietatea intelectuală sau brevetele. Acest lucru este însoțit, de asemenea, de necesitatea respectării cerințelor actualizate (și stricte) ale GDPR din legislația UE – protecția datelor cu caracter personal.

Data room-urile sunt utilizate cel mai frecvent pentru finalizarea tranzacțiilor de piață, inclusiv a celor de tip Fuziuni și Achiziții. O parte esențială a oricărei tranzacții este oferirea accesului la datele companiei pentru investitori și consilierii acestora, astfel încât aceștia să poată evalua profitabilitatea și nivelul de risc asociat investiției (Due Diligence).

Procesul de Due Diligence în forma sa tradițională (data room fizic) este, de obicei:

• incomod și generatoare de costuri (fiecare investitor trebuie să vină la sediul companiei și să analizeze documentele într-o cameră dedicată),
• consumator de timp (investitorii nu trebuie să știe unii despre alții, astfel că vin pe rând, „unul după altul”),
• asociat cu un risc ridicat de scurgere a informațiilor (angajații pot afla despre tranzacție și aceasta ar putea să nu mai fie finalizată, pot apărea speculații; cineva poate face fotografii documentelor sau le poate lua).

Prin urmare, data room-urile electronice le-au înlocuit relativ rapid pe cele tradiționale și, în prezent, reprezintă standardul procesului de Due Diligence (poți citi mai multe despre acest subiect în articolul De ce să folosești VDR în procesul de Due Diligence?). Datorită VDR, colectarea informațiilor, analiza acestora și realizarea evaluărilor sunt mai eficiente ca niciodată. Principalele beneficii pentru fiecare participant la tranzacție sunt:

• confortul (toată lumea lucrează din propriile birouri) și transparența procesului; vânzătorul are posibilitatea de a ajunge la un grup mai larg de investitori din întreaga lume (investitorii lucrează simultan într-un Virtual Data Room, fără a cunoaște existența celorlalți),
• securitatea informațiilor și controlul asupra tranzacției (de exemplu, poți ști exact ce informație a fost partajată, cui, când, în ce măsură sau cât timp a fost vizualizat un anumit document).

În afara tranzacțiilor de tip Due Diligence, în care beneficiile utilizării VDR sunt evidente, data room-urile sunt folosite din ce în ce mai des de companii pentru implementarea proiectelor care nu includ o fază de Due Diligence, ci presupun pur și simplu partajarea de informații sensibile cu parteneri externi (consilieri, instituții financiare, companii colaboratoare). Cel mai adesea, este vorba despre proiecte de investiții, proiecte de construcții, finanțări de proiecte, joint venture-uri sau proiecte de consultanță. Popularitatea data room-urilor virtuale este în creștere și în sectoare precum Life Science sau banking, unde protecția proprietății intelectuale, a brevetelor și a datelor cu caracter personal menționate anterior este esențială.

Data Room tradițional

O cameră securizată fizic și monitorizată, de obicei situată în incinta entității care partajează documente confidențiale sau a avocaților acesteia, care este vizitată de entități externe (consilieri) pentru a analiza situația companiei. Accesul la data room este adesea disponibil unui singur consilier la un moment dat.

• Due Diligence consumator de timp
• Nivel scăzut de confort al muncii
• Costuri ridicate (călătorii, deplasări de afaceri)
• Risc de securitate

Virtual Data Room

Un site web cu acces restricționat, în care sunt invitați parteneri externi (consilieri) pentru a se familiariza cu documentația companiei încărcată acolo. Deoarece documentele sunt, de obicei, confidențiale, există restricții privind posibilitatea de copiere, partajare sau tipărire a acestora.

• Acces non-stop, din orice loc din lume
• Negocieri paralele
• Comunicare (forum Întrebări & Răspunsuri)
• Eficiența procesului
• Securitatea informațiilor

Cu siguranță, standardele ridicate de securitate sunt elementul-cheie, care va fi descris mai detaliat la finalul acestei postări. Securitatea este esența sistemului Virtual Data Room. Există însă și un al doilea factor demn de menționat – VDR, spre deosebire de alte sisteme de partajare a fișierelor, oferă suport din partea furnizorului de servicii. Suportul este disponibil 24 de ore pe zi și include, în primul rând, asistență tehnică accesibilă tuturor utilizatorilor invitați în data room și, în al doilea rând, suport pentru clienți în administrarea sistemului (de exemplu, furnizorul data room-ului poate încărca fișiere sau poate administra VDR-ul în numele clientului).

• Standarde de securitate la nivelul serviciilor bancare
• Restricții privind scrierea și tipărirea documentelor
• Mod „doar citire” – documente protejate împotriva editării (sunt securizate peste 30 de formate, inclusiv PDF, Office, DWG, DXF)
• Prevenirea selectării și copierii textului
• Filigrane pe documente care identifică utilizatorul
• Blocarea combinației de taste Print Screen
• Modul de redactare pentru anonimizarea documentelor
• Modul de comunicare între părțile implicate în proces (Q&A) – deosebit de important pentru Due Diligence
• Rapoarte avansate privind activitatea utilizatorilor, monitorizând fiecare acțiune din sistem
• Suport complet pentru clienți, de exemplu încărcarea documentelor în VDR sau administrarea VDR-ului în numele clientului
• Arhivă Data Room pe USB criptat (conține toate documentele, rapoartele, arhiva comunicării Q&A, confirmată suplimentar printr-un certificat de conformitate a datelor, utilizată frecvent ca anexă la un acord de investiții sau ca arhivă pentru utilizare ulterioară)

Virtual Data Room este o soluție pentru partajarea controlată a fișierelor confidențiale în afara companiei, nu pentru colaborarea pe documente. De aceea, VDR este un sistem de tip „doar citire”. Acest lucru înseamnă că nu este posibilă editarea documentelor în VDR și nici măcar opțiunea de selectare și copiere a textului nu este permisă. Acestea sunt funcționalitățile-cheie ale acestui tip de aplicații. În plus, sistemul permite impunerea unor restricții și mai avansate, precum:

• blocarea opțiunii de salvare a documentelor pe hard disk și de tipărire a acestora,
• blocarea opțiunii de captură de ecran (Print Screen),
• aplicarea de filigrane pe fișiere, care, în cazul realizării unei capturi de ecran, ajută la identificarea persoanei care ar fi putut comite un abuz.

În cazul Virtual Data Room furnizat de FORDATA, clienții noștri beneficiază de o protecție suplimentară (de această dată nu împotriva abuzurilor din partea utilizatorilor, ci împotriva atacurilor hackerilor), datorită faptului că aplicațiile pentru încărcarea și vizualizarea documentelor sunt aplicații native create de FORDATA. Acestea nu se bazează pe tehnologia Flash – spre deosebire de majoritatea soluțiilor VDR concurente – care este considerată foarte vulnerabilă la amenințări IT.

În ceea ce privește drepturile de acces la sistem și criptarea comunicațiilor, VDR-urile oferă același nivel de securitate ca serviciile bancare. Acesta include criptarea comunicațiilor prin protocol securizat EV SSL pe 256 de biți, autentificarea cu parole puternice și coduri SMS, impunerea schimbării periodice a parolei sau deconectarea automată după un anumit timp de inactivitate a utilizatorului. Mecanisme suplimentare, care pot fi întâlnite în data room-uri, dar nu și în sistemele bancare, includ posibilitatea de a limita numărul de adrese IP de pe care utilizatorii se pot conecta la VDR sau blocarea autentificărilor simultane folosind aceleași date de acces.

Catalogul este mult mai amplu și am putea vorbi pe larg despre subiectul securității. Luând în considerare toate aspectele, VDR-urile sunt cele mai sigure sisteme de partajare a fișierelor disponibile pe piață. Prin urmare, mă voi opri intenționat aici și voi continua acest subiect în articolele următoare. Sper că am reușit să îi familiarizez cu VDR pe cei dintre voi care sunt la început în acest domeniu, dar care îl consideră important din perspectivă de afaceri. De asemenea, te încurajăm să testezi sistemul nostru și să vezi dacă este o soluție potrivită pentru afacerea ta.

Articolul a fost actualizat la 29 decembrie 2023.