Virtual Data Room: Alles, was Sie wissen müssen Virtual Data Room: Alles, was Sie wissen müssen

Laut Straitresearch wird der Markt für Virtual Data Rooms bis zum Jahr 2032 auf einen Wert von rund 5,76 Mrd. USD geschätzt. Datenräume, die ursprünglich hauptsächlich bei M&A-Transaktionen eingesetzt wurden, finden heute breite Anwendung bei Unternehmen aus unterschiedlichsten Wirtschaftssektoren. Die Beliebtheit von VDRs wächst, da immer mehr Unternehmen von der traditionellen (papierbasierten) Büroorganisation abrücken, was mit zunehmenden Risiken von Informationslecks einhergeht. Der Hauptzweck eines Data Rooms besteht darin, ein Höchstmaß an Sicherheit für elektronische Informationen zu gewährleisten, die zwischen Organisationen ausgetauscht werden.

Kurz gesagt:

• Ein VDR ist eine äußerst sichere Umgebung für den Online-Austausch von Informationen.
• Der Unterschied zwischen einem VDR und E-Mail ist in etwa vergleichbar mit dem Versenden von Bargeld in einem Umschlag und dem Transport durch einen Sicherheitskonvoi.
• Sicherheit ist jedoch nur der Anfang: Ebenso wichtig ist die Kontrolle darüber, wer wann und in welchem Umfang Zugriff auf bestimmte Informationen hat. Sie haben hier buchstäblich alles unter Kontrolle.

Einfach ausgedrückt ist ein Virtual Data Room ein webbasiertes elektronisches Dokumentenarchiv, in dem ein Unternehmen vertrauliche Dokumente sicher aufbewahren und autorisierten Personen Zugriff darauf gewähren kann. Tatsächlich ist diese Umgebung äußerst sicher und mit Verschlüsselungsalgorithmen ausgestattet, die denen des elektronischen Bankings (EV SSL) ähneln.

Der Zugriff auf Informationen ist beschränkt und wird vom Administrator streng überwacht. Der Administrator entscheidet, wer Zugriff auf Informationen erhält, auf welche konkreten Dokumente und in welchem Umfang (z. B. ob ein Nutzer Dateien speichern, ausdrucken usw. darf). Der Administrator lädt Benutzer in den VDR ein, kann ihnen den Zugriff jedoch jederzeit entziehen oder einschränken. Dank dieser Funktion können wichtige Geschäftsdokumente sicher mit externen Unternehmen geteilt und fortlaufend überwacht werden.

Die Idee besteht darin, dass niemand Zugriff auf vertrauliche Informationen erhält, sofern ihm keine entsprechenden Berechtigungen erteilt wurden, während sämtliche Aktivitäten im VDR regelmäßig protokolliert werden. Gleichzeitig können die in den Datenraum eingeladenen Personen bequem von ihren Büros aus – an jedem Ort der Welt und zu jeder Tages- und Nachtzeit – arbeiten. Da der Data Room als Service (SaaS) angeboten wird, benötigen Sie für die Nutzung lediglich einen Computer und eine Internetverbindung.

Die in Datenräumen abgelegten Dokumente sind in der Regel vertraulich und für den Eigentümer von hohem Wert. Neben der Bereitstellung typischer Informationen, die stets geschützt werden sollten – wie finanzielle, personelle, rechtliche oder strategische Daten –, legen immer mehr Unternehmen großen Wert auf Sicherheit und schützen mithilfe eines VDR auch Informationen aus Bereichen wie geistiges Eigentum oder Patente. Hinzu kommt die Notwendigkeit, die aktualisierten (und strengen) Anforderungen der DSGVO im EU-Recht einzuhalten, insbesondere in Bezug auf den Schutz personenbezogener Daten.

Datenräume werden am häufigsten zur Durchführung von Markttransaktionen eingesetzt, einschließlich Fusionen und Übernahmen (Mergers & Acquisitions). Ein wesentlicher Bestandteil jeder Transaktion ist es, Investoren und deren Beratern Zugang zu Unternehmensdaten zu gewähren, damit sie die Rentabilität und das mit der Investition verbundene Risiko bewerten können (Due Diligence).
Der Due-Diligence-Prozess in seiner traditionellen Form (physischer Datenraum) ist in der Regel:

• umständlich und kostenintensiv (jeder Investor muss zum Unternehmen reisen und die Dokumente in einem eigens dafür vorgesehenen Raum prüfen),
• zeitaufwendig (Investoren dürfen nichts voneinander wissen und erscheinen daher nacheinander),
• mit einem hohen Risiko von Informationslecks verbunden (Mitarbeiter könnten von der Transaktion erfahren, was zu deren Scheitern führen kann; es könnten Spekulationen entstehen, oder jemand macht Fotos von den Dokumenten bzw. nimmt sie mit).

Daher haben elektronische Datenräume die traditionellen relativ schnell ersetzt und sind heute der Standard im Due-Diligence-Prozess (mehr dazu im Artikel „Warum einen VDR im Due-Diligence-Prozess nutzen?“). Dank VDR sind das Sammeln von Informationen, deren Prüfung sowie die Bewertung effizienter denn je. Die wichtigsten Vorteile für die einzelnen Transaktionsbeteiligten sind:

• Komfort (alle arbeiten von ihren eigenen Büros aus) und Transparenz des Prozesses; der Verkäufer kann eine größere Gruppe von Investoren aus der ganzen Welt erreichen (Investoren arbeiten gleichzeitig im Virtual Data Room, ohne voneinander zu wissen),
• Sicherheit der Informationen und Kontrolle über die Transaktion (z. B. kann genau nachvollzogen werden, welche Informationen wem, wann und in welchem Umfang zur Verfügung gestellt wurden oder wie lange ein bestimmtes Dokument eingesehen wurde).

Abgesehen von Due-Diligence-Transaktionen, bei denen die Vorteile des Einsatzes eines VDR offensichtlich sind, werden Datenräume zunehmend auch von Unternehmen genutzt, um Projekte umzusetzen, die keine Due-Diligence-Phase beinhalten, sondern lediglich den Austausch sensibler Informationen mit externen Partnern (Beratern, Finanzinstituten, Kooperationspartnern) erfordern. Dabei handelt es sich meist um Investitionsprojekte, Bauprojekte, Projektfinanzierungen, Joint Ventures oder Beratungsprojekte. Die Beliebtheit virtueller Datenräume wächst zudem in Branchen wie den Life Sciences oder dem Bankensektor, in denen der Schutz von geistigem Eigentum, Patenten sowie der oben genannten personenbezogenen Daten von entscheidender Bedeutung ist.

Traditioneller Data Room

Ein physisch gesicherter und überwachter Raum, der sich in der Regel in den Räumlichkeiten des Unternehmens befindet, das vertrauliche Dokumente bereitstellt, oder bei dessen Rechtsberatern. Er wird von externen Parteien (Beratern) besucht, um den Zustand des Unternehmens zu analysieren. Der Zugang zum Datenraum ist häufig jeweils nur einem Berater gleichzeitig möglich.

• Zeitaufwendige Due Diligence
• Geringer Arbeitskomfort
• Hohe Kosten (Reisen, Geschäftsreisen)
• Sicherheitsrisiko

Virtual Data Room

Eine Website mit eingeschränktem Zugriff, zu der externe Parteien (Berater) eingeladen werden, um sich mit der dort bereitgestellten Unternehmensdokumentation vertraut zu machen. Da die Dokumente in der Regel vertraulich sind, bestehen Einschränkungen hinsichtlich des Kopierens, Teilens oder Ausdruckens der Unterlagen.

• Rund-um-die-Uhr-Zugriff von jedem Ort der Welt
• Parallele Verhandlungen
• Kommunikation (Frage-und-Antwort-Forum)
• Prozesseffizienz
• Informationssicherheit

Es sind vor allem die hohen Sicherheitsstandards, die am Ende dieses Beitrags noch näher beschrieben werden. Sicherheit bildet das Herzstück eines Virtual-Data-Room-Systems. Darüber hinaus gibt es einen weiteren wichtigen Aspekt: Ein VDR bietet – im Gegensatz zu anderen Dateifreigabesystemen – Support durch den Dienstleister. Dieser Support steht rund um die Uhr zur Verfügung und umfasst zum einen technischen Support für alle in den Datenraum eingeladenen Nutzer sowie zum anderen Unterstützung bei der Systemverwaltung (z. B. kann der Data-Room-Anbieter Dateien hochladen oder den VDR im Auftrag des Kunden administrieren).

• Sicherheitsstandards auf dem Niveau von Bankdienstleistungen
• Einschränkungen beim Schreiben und Drucken von Dokumenten
• Nur-Lese-Modus – Dokumente gegen Bearbeitung gesichert (wir sichern über 30 Formate, darunter PDF, Office, DWG, DXF)
• Verhinderung der Textmarkierung und des Kopierens
• Wasserzeichen auf Dokumenten zur Identifizierung des Nutzers
• Sperre der Print-Screen-Tastenkombination
• Redaction-Tool-Modul zur Anonymisierung von Dokumenten
• Kommunikationsmodul zwischen den Prozessbeteiligten (Q&A) – besonders wichtig für Due Diligence
• Erweiterte Berichte zur Nutzeraktivität mit Überwachung jeder Aktion im System
• Umfassender Kundensupport, z. B. beim Hochladen von Dokumenten in den VDR oder bei der Verwaltung des VDR im Auftrag des Kunden
• Datenraum-Archiv auf einem verschlüsselten USB-Datenträger (enthält alle Dokumente, Berichte sowie das Q&A-Kommunikationsarchiv, zusätzlich bestätigt durch ein Datenkonformitätszertifikat; häufig als Anlage zu einem
• Investitionsvertrag oder als Archiv für die Zukunft genutzt)

Detaillierte Informationen finden Sie in weiteren Artikeln: „Kann Microsoft OneDrive oder Google Drive einen VDR ersetzen?“ sowie „Sichere Alternative zu Dropbox im Due-Diligence-Prozess“.

Ein Virtual Data Room ist eine Lösung für den kontrollierten Austausch vertraulicher Dateien außerhalb des Unternehmens und nicht für die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten. Daher ist ein VDR ein reines Read-only-System. Das bedeutet, dass Dokumente im VDR nicht bearbeitet werden können und selbst das Markieren oder Kopieren von Text nicht erlaubt ist. Dies sind die zentralen Funktionen dieser Art von Anwendungen. Darüber hinaus ermöglicht das System noch weitergehende Einschränkungen wie beispielsweise:

• Sperrung der Möglichkeit, Dokumente auf der Festplatte zu speichern oder auszudrucken,
• Sperrung der Screenshot-Funktion (Print Screen),
• Anbringen von Wasserzeichen auf den Dateien, die im Falle eines Screenshots dabei helfen, die Person zu identifizieren, die einen Missbrauch begangen haben könnte.

Im Falle des von FORDATA bereitgestellten Virtual Data Rooms erhalten unsere Kunden zusätzlichen Schutz – diesmal nicht vor Missbrauch durch Nutzer, sondern vor Hackerangriffen –, da die Anwendungen zum Hochladen und Anzeigen von Dokumenten native, von FORDATA entwickelte Applikationen sind. Sie basieren – im Gegensatz zu den meisten konkurrierenden VDR-Lösungen – nicht auf der Flash-Technologie, die als besonders anfällig für IT-Bedrohungen gilt.

Hinsichtlich der Zugriffsrechte auf das System und der Verschlüsselung der Kommunikation bieten VDRs das gleiche Sicherheitsniveau wie Bankdienstleistungen. Dazu gehören die Verschlüsselung der Kommunikation mit dem sicheren EV-SSL-256-Bit-Protokoll, die Anmeldung mittels starker Passwörter und SMS-Codes, die Durchsetzung regelmäßiger Passwortänderungen sowie das automatische Ausloggen nach einer festgelegten Zeit der Benutzerinaktivität. Zusätzliche Mechanismen, die in einem Data Room, jedoch nicht in Banksystemen zu finden sind, umfassen die Möglichkeit, die Anzahl der IP-Adressen zu begrenzen, von denen aus sich Nutzer in den VDR einloggen können, oder gleichzeitige Anmeldungen mit denselben Zugangsdaten zu blockieren.

Der Funktionskatalog ist deutlich umfangreicher, und über das Thema Sicherheit ließe sich noch ausführlich sprechen. Alles in allem sind VDRs die sichersten Dateifreigabesysteme, die derzeit auf dem Markt verfügbar sind. Daher möchte ich an dieser Stelle bewusst innehalten und das Thema in den nächsten Artikeln weiter vertiefen. Ich hoffe, dass es mir gelungen ist, insbesondere diejenigen von Ihnen, die noch am Anfang stehen, aber die Bedeutung dieses Themas aus geschäftlicher Sicht erkennen, mit dem Virtual Data Room vertraut zu machen. Wir laden Sie außerdem ein, unser System zu testen und zu prüfen, ob es eine passende Lösung für Ihr Unternehmen darstellt.