VDR VDR vs. discuri cloud populare – 5 diferențe cheie care contează în tranzacțiile de afaceri

Ce vei găsi în acest articol?

• De ce discurile cloud nu sunt suficiente în tranzacțiile cu risc ridicat?
• Avantajele cheie ale VDR față de discurile cloud
• Scenarii de risc la utilizarea discurilor cloud în procesele tranzacționale
• Tabel comparativ – VDR vs. instrumente cloud populare
• Când sunt în joc date confidențiale, compromisurile sunt riscante

Virtual Data Room-urile (VDR) sunt de ani de zile standardul în industrii precum M&A, fondurile de private equity sau procesele de due diligence. Cu toate acestea, în multe organizații persistă convingerea că pentru partajarea documentelor confidențiale sunt suficiente discurile cloud populare, precum Google Drive, Microsoft OneDrive sau Microsoft SharePoint.

La prima vedere, ambele tipuri de instrumente permit stocarea și partajarea fișierelor. Totuși, scopul pentru care au fost create, nivelul de securitate și gradul de control asupra accesului la date sunt complet diferite. În tranzacțiile de mare valoare, aceste diferențe pot determina succesul sau eșecul întregului proces.

Discurile cloud sunt concepute în principal ca instrumente pentru colaborarea zilnică, internă, în cadrul unei companii. Funcțiile lor de securitate se concentrează în mare măsură pe protejarea accesului la contul utilizatorului, însă nu oferă control deplin asupra a ceea ce se întâmplă cu un fișier după ce acesta a fost partajat.

În schimb, un Virtual Data Room (VDR) este creat de la zero ca un mediu dedicat tranzacțiilor, cu mecanisme de audit, raportare, anonimizare, restricții și management avansat al permisiunilor.

01. Control deplin asupra documentului – administratorul poate vedea cine, când și pentru cât timp a deschis un fișier și poate, de asemenea, să retragă accesul în orice moment.

02. Protecție împotriva scurgerilor de informații – blocarea descărcării, copierii, capturilor de ecran și partajării fișierelor în afara mediului VDR.

03. Conformitate cu reglementările – VDR respectă cerințele unor reglementări precum Regulamentul General privind Protecția Datelor (GDPR), MiFID II, MAR, precum și cerințele autorităților de supraveghere financiară.

04. Anonimizarea conținutului sensibil – redactarea automată a datelor personale sau financiare fără a fi nevoie de crearea unor copii suplimentare ale fișierelor.

05. Suport în timp real – acces la o echipă tehnică dedicată, care rezolvă solicitările imediat, aspect esențial în procesele tranzacționale.

Acces neautorizat prin „link public”

• Situația: Un angajat partajează un folder cu documentația de due diligence unui investitor, utilizând opțiunea „oricine are linkul poate vizualiza”.
• Risc: Linkul poate ajunge la terțe persoane (de exemplu, din cauza unei erori într-un e-mail sau prin redistribuire). Discul cloud nu impune autentificarea, iar accesul nu poate fi urmărit în mod complet.
• Soluția în VDR: Acces exclusiv pentru utilizatori verificați, cu autentificare individuală; registru complet al activităților.

Lipsa controlului asupra copierii și capturilor de ecran

• Situație: Documentele financiare sunt vizualizate online de un potențial cumpărător. Nimic nu îi împiedică să facă capturi de ecran sau să copieze date în propriile fișiere.
• Risc: Datele pot fi divulgate înainte de finalizarea negocierilor, ceea ce va reduce valoarea tranzacției sau va expune compania la răspundere legală.
• Soluție în VDR: Blocarea capturilor de ecran, aplicarea unui filigran cu ID-ul utilizatorului pe documente.

Fără audit de acces

• Situație: În timpul unei tranzacții, se pune întrebarea cine a vizualizat un anumit fișier și când. În stocarea în cloud, este posibil să se verifice doar cele mai recente modificări, dar nu și istoricul complet al deschiderilor.
• Risc: Incertitudinea cu privire la faptul dacă investitorul a consultat efectiv documentele limitează controlul asupra procesului și poate cauza întârzieri în program.
• Soluția în VDR: Rapoartele de activitate vă permit să urmăriți cine s-a conectat, când și cât timp a petrecut vizualizând documentul.

Nerespectarea reglementărilor

• Situație: Documentele care conțin date cu caracter personal sau informații comerciale confidențiale sunt stocate pe servere din afara UE.
• Risc: Încălcarea GDPR sau a reglementărilor din domeniu (de exemplu, KNF, MAR), ceea ce poate duce la sancțiuni financiare sau suspendarea procesului.
• Soluția în VDR: Săli de servere în jurisdicția corespunzătoare, respectarea deplină a cerințelor legale și din domeniu.

Lipsa asistenței imediate

• Situație: În ziua semnării contractului, un utilizator cheie nu poate accesa documentele, iar departamentul de asistență pentru unitatea cloud răspunde după câteva ore.
• Risc: Întârzierile pot duce la amânarea sau chiar anularea tranzacției.
• Soluția în VDR: Asistență 24/7 cu un timp de răspuns garantat măsurat în minute, nu în ore.

Nu toate instrumentele de stocare a fișierelor sunt create la fel. Tabelul de mai jos arată cum Virtual Data Room se diferențiază de soluțiile cloud populare, în special în ceea ce privește securitatea și controlul documentelor.

• Structură transparentă a folderelor și fișierelor, cu posibilitatea de a acorda/restricționa accesul cu un singur clic
• Criptare avansată
• Rapoarte de activitate (de exemplu, informații despre cine a deschis un anumit fișier, când și pentru cât timp)
• Protecție împotriva copierii și descărcării
• Informații despre momentul și durata conectării utilizatorilor la sistem
• Posibilitatea anonimizării datelor
• Filigrane încorporate
• Blocare ecran tipărit
• Acordarea permisiunilor la nivel de încărcare a fișierelor
• Sistem antivirus integrat
• Imposibilitatea de a acorda acces prin intermediul unui link public
• Supervizor proiect personal
• Urmărirea activității utilizatorilor (deschideri, conectări)
• Asistență pentru tranzacții complexe
• Interfață intuitivă pentru utilizator
• Scalabilitate
• Cost
• Integrări cu sisteme de afaceri
• Personalizare și individualizare
• Copia de rezervă automată
• Suport pentru diverse formate de fișiere
• Colaborare în timp real
• Gestionarea avansată a permisiunilor utilizatorilor
• Asistență tehnică 24/7

Unitățile de stocare în cloud sunt un instrument excelent pentru activitatea de zi cu zi la birou, dar într-un mediu tranzacțional, acestea nu oferă un nivel suficient de control, audit și securitate. Camera virtuală de date a fost creată pentru procese în care fiecare acces la un document este monitorizat și scurgerile de date sunt complet prevenite.

În contextul fuziunilor și achizițiilor, al due diligence sau al vânzării de active, alegerea între un „cloud obișnuit” și un VDR nu este doar o chestiune de comoditate, ci o decizie privind păstrarea confidențialității datelor confidențiale.