Due Diligence VDR în procesul de due diligence

Pe scurt:

• VDR eficientizează procesul de Due Diligence prin posibilitatea accesului electronic la documente.
• Abordarea tradițională a procesului de Due Diligence este, de regulă, consumatoare de timp și costisitoare.
• VDR-urile oferă un nivel mai ridicat de securitate și un control eficient asupra procesului.
• Funcționalitățile VDR susțin comunicarea și gestionarea procesului de Due Diligence.
• Data room-urile sunt oferite împreună cu suport, ceea ce facilitează organizarea procesului.
• VDR-urile reprezintă un instrument-cheie în procesele de M&A, sporind eficiența și securitatea acestora.

Fuziunile și achizițiile (M&A) reprezintă un element permanent al lumii economice. Scopul acestora este obținerea de beneficii strategice și financiare prin extinderea piețelor, diversificarea produselor și a proceselor de producție, realizarea economiilor de scară etc. Un alt element indispensabil, care precede acest tip de investiție strategică, este procedura de Due Diligence.

Scopul principal al procesului de Due Diligence este evaluarea riscului tranzacției planificate și indicarea direcției de dezvoltare a noii afaceri. În acest scop, compania care face obiectul vânzării este obligată să ofere potențialilor investitori acces la documentația sa internă, iar investitorul realizează o analiză cuprinzătoare financiară, juridică și organizațională, pe baza căreia sunt stabilite evaluarea companiei și decizia de achiziție.

• În mod tradițional, procesul de Due Diligence era realizat manual și desfășurat în locații fizice, necesitând analiza unor volume mari de documente.
• Această abordare era consumatoare de timp, costisitoare și implica riscuri de scurgere a datelor și pierdere a controlului asupra documentelor.

Până de curând, analiza de Due Diligence era realizată în mod tradițional. Aceasta se desfășura manual, în spații fizice, unde toate documentele companiei (adesea sute sau chiar mii de bibliorafturi) erau adunate și analizate laborios de echipe de consilieri angajați de investitorii interesați de achiziționarea companiei.

Desfășurarea analizei în acest mod este consumatoare de timp, generează costuri ridicate și este dificilă pentru toate părțile implicate într-o tranzacție, mai ales atunci când investitorii provin din diferite părți ale lumii, iar documentația companiei este dispersată în mai multe departamente. Este ușor de imaginat costurile care pot fi generate atunci când companiile implicate în tranzacție se află la mii de kilometri distanță, iar echipele trebuie să călătorească în jurul lumii.

Numărul documentelor care trebuie analizate, precum contracte, situații financiare sau planuri strategice, este pur și simplu uriaș, iar delegațiile implicate sunt numeroase. Imaginați-vă de la câțiva până la peste o duzină de investitori, fiecare angajând un număr considerabil de specialiști responsabili de analiza documentelor și furnizarea de consultanță – avocați, analiști, finanțiști sau consultanți de Corporate Finance – toți lucrând din locații îndepărtate. Ca să nu mai vorbim despre riscul pierderii controlului asupra documentației sau al scurgerii de date sensibile.

• VDR-urile revoluționează procesul de Due Diligence prin posibilitatea accesului digital la documente, sporind eficiența, securitatea și competitivitatea.
• Oferite sub formă de SaaS, VDR-urile necesită doar un computer și un browser web, iar furnizorul serviciului se ocupă de toate responsabilitățile IT.

Pentru a eficientiza procesul, au fost dezvoltate aplicațiile de tip Virtual Data Room (VDR), care permit organizarea analizei într-o formă electronică, oferind acces la versiuni electronice ale documentelor de oriunde din lume, în orice moment al zilei sau al nopții.

Această soluție permite optimizarea procesului (odată ce un document este scanat, acesta poate fi reutilizat de multe ori, fără a fi nevoie de reimprimare sau fotocopiere), creșterea competitivității (posibilitatea desfășurării analizei de către mai mulți investitori potențiali în același timp) și asigură un nivel mult mai ridicat de securitate (acces la documente printr-o conexiune securizată și criptată, doar pentru utilizatori autorizați, control complet al procesului datorită rapoartelor privind activitatea investitorilor și multe altele).

VDR este oferit în modelul SaaS (Software as a Service), ceea ce înseamnă, în esență, că pentru a utiliza aplicația ai nevoie doar de un computer și de un browser web. Întreaga responsabilitate IT (infrastructură, date, software, securitate) revine furnizorului serviciului.

• VDR-urile oferă un nivel de securitate al fluxului de informații comparabil cu cel al serviciilor bancare, asigurând că documentele sensibile sunt partajate în siguranță și cu un control strict al accesului.
• Funcționalitățile avansate de securitate includ Digital Rights Management, care previne modificarea sau eliminarea neautorizată a documentelor.

Virtual Data Room garantează un nivel de securitate al fluxului de informații egal cu cel al serviciilor de bancarizare electronică. Acest lucru asigură faptul că datele confidențiale nu ajung în mâini nepotrivite. Este un instrument care permite punerea la dispoziție a documentelor necesare, adesea sensibile, tuturor părților implicate, într-un mod structurat și – cel mai important – sigur.

Pentru menținerea controlului, sunt stabilite drepturi stricte de acces, de exemplu informațiile din departamentul financiar pot fi puse la dispoziție doar specialiștilor din acest domeniu. În plus, sistemul permite aplicarea unor restricții mai avansate, precum blocarea opțiunii de salvare a documentelor pe hard disk sau de tipărire a acestora ori aplicarea de filigrane pe fișiere, care, în cazul realizării unei capturi de ecran, vor identifica utilizatorul care a comis un abuz al sistemului. Modelul de Digital Rights Management elimină, de asemenea, riscul eliminării sau modificării neautorizate a documentelor.

• VDR-urile facilitează comunicarea între părțile tranzacției prin forumuri dedicate și oferă rapoarte detaliate de activitate pentru un control mai bun al procesului.
• Aceste capabilități sunt esențiale pentru analiza de Due Diligence și pentru gestionarea potențialelor dispute.

Aceasta este doar o mică parte dintre funcționalitățile VDR relevante din perspectiva analizei de Due Diligence și a nevoilor participanților la proces. La fel de importante sunt funcțiile care permit comunicarea între cele două părți ale tranzacției (forum dedicat „Întrebări & Răspunsuri”, care asigură confidențialitatea discuțiilor) sau rapoartele avansate privind activitatea utilizatorilor, care permit evaluarea ariilor de activitate ale companiei ce sunt de cel mai mare interes pentru investitori sau identificarea utilizatorilor cei mai interesați de tranzacție. Aceste rapoarte pot fi utilizate și ca dovezi în cazul unor eventuale neînțelegeri sau pretenții viitoare.

• VDR-urile sunt oferite împreună cu suport dedicat pentru organizarea procesului de Due Diligence, ceea ce le face superioare soluțiilor de bază pentru partajarea fișierelor.
• Acestea eficientizează procesul de audit, îi sporesc eficacitatea și extind aria geografică a tranzacțiilor fără costuri suplimentare.

Un avantaj incontestabil al Data Room-ului este faptul că acesta este oferit împreună cu suport pentru organizarea corectă a proceselor de Due Diligence. Tocmai această expertiză face ca sistemul să fie incomparabil cu alte soluții de partajare a fișierelor (precum FTP). O echipă dedicată de suport pentru clienți poate asista utilizatorii în administrarea sistemului și în încărcarea documentelor, astfel încât clientul să se poată concentra pe tranzacție și negocieri.

Opiniile companiilor implicate în tranzacții de tip M&A confirmă faptul că Virtual Data Room reprezintă în prezent un element esențial al procesului de Due Diligence, garantând transparența și o gestionare prietenoasă a procesului de cumpărare/vânzare. Tranzacțiile realizate cu succes demonstrează că acesta este un înlocuitor excelent al camerelor fizice pline de documente pe hârtie. VDR-urile reduc semnificativ durata auditului companiei, cresc eficiența acestuia și asigură securitatea completă a datelor confidențiale.

De asemenea, ele permit extinderea ariei geografice a tranzacțiilor prin invitarea unui număr mai mare de investitori străini să participe la proces, fără a genera costuri suplimentare.

De ce este abordarea tradițională a procesului de Due Diligence mai puțin eficientă decât utilizarea unui VDR?

Abordarea tradițională, bazată pe data room-uri fizice, este consumatoare de timp și costisitoare, mai ales atunci când părțile implicate se află la distanțe mari unele față de altele. De asemenea, necesită implicarea unui număr mare de specialiști și presupune riscul pierderii controlului asupra documentelor și al scurgerii de informații.

Care sunt principalele beneficii ale utilizării unui VDR în procesul de due diligence?

Principalele beneficii sunt: creșterea eficienței procesului, un nivel mai ridicat de securitate a datelor, posibilitatea de a gestiona procesul și de a comunica în timp real, precum și reducerea costurilor asociate abordării tradiționale.

Oferă VDR un nivel adecvat de securitate pentru datele sensibile?

Da, VDR-urile garantează un nivel de securitate comparabil cu cel al serviciilor de bancarizare online, oferind funcționalități avansate de protecție, precum conexiuni criptate, drepturi stricte de acces, restricții privind tipărirea și salvarea documentelor, precum și un sistem de Digital Rights Management.

Cum sprijină VDR comunicarea și controlul procesului de due diligence?

VDR-urile oferă instrumente dedicate, precum un forum Q&A pentru comunicare confidențială, precum și rapoarte avansate privind activitatea utilizatorilor, care permit evaluarea interesului investitorilor și un control eficient asupra procesului.

Presupune utilizarea unui VDR suport suplimentar?

Da, VDR-urile sunt adesea oferite împreună cu suport, ceea ce facilitează organizarea procesului de Due Diligence. Acest suport include asistență în administrarea sistemului, încărcarea documentelor și organizarea generală a procesului, permițându-ți să te concentrezi pe derularea tranzacției și pe negocieri.

Articolul a fost actualizat la 16.05.2024.