VDR im Due-Diligence-Prozess VDR im Due-Diligence-Prozess

Kurz gesagt:

• Ein VDR optimiert den Due-Diligence-Prozess, indem er elektronischen Zugriff auf Dokumente ermöglicht.
• Der traditionelle Ansatz der Due Diligence ist in der Regel zeitaufwendig und kostspielig.
• VDRs bieten ein höheres Sicherheitsniveau sowie eine effektive Kontrolle über den Prozess.
• Die Funktionen eines VDR unterstützen die Kommunikation und das Management des Due-Diligence-Prozesses.
• Datenräume werden inklusive Support angeboten, was die Organisation des Prozesses erleichtert.
• VDRs sind ein zentrales Instrument in M&A-Prozessen und erhöhen deren Effizienz und Sicherheit.

M&A-Transaktionen sind ein fester Bestandteil der Wirtschaftswelt. Ihr Ziel ist es, strategische und finanzielle Vorteile zu erzielen, etwa durch Markterweiterung, Diversifizierung von Produkten und Produktionsprozessen, die Nutzung von Skaleneffekten usw. Ein weiterer unverzichtbarer Bestandteil, der dieser Art strategischer Investitionen vorausgeht, ist das Due-Diligence-Verfahren.

Das Hauptziel der Due Diligence besteht darin, das Risiko der geplanten Transaktion zu bewerten und die Richtung der weiteren Geschäftsentwicklung aufzuzeigen. Zu diesem Zweck ist das zum Verkauf stehende Unternehmen verpflichtet, potenziellen Investoren Zugang zu seiner internen Dokumentation zu gewähren, während der Investor eine umfassende finanzielle, rechtliche und organisatorische Analyse durchführt, auf deren Grundlage die Unternehmensbewertung sowie die Entscheidung über den Erwerb getroffen werden.

• Traditionell wurde die Due Diligence manuell und an physischen Standorten durchgeführt, was die Analyse großer Dokumentenmengen erforderte.
• Dieser Ansatz war zeitaufwendig und kostspielig und barg Risiken von Datenlecks sowie des Verlusts der Dokumentenkontrolle.

Bis vor Kurzem wurde die Due-Diligence-Analyse auf traditionelle Weise durchgeführt. Sie erfolgte manuell in physischen Räumlichkeiten, in denen sämtliche Unternehmensdokumente (häufig Hunderte oder sogar Tausende von Aktenordnern) gelagert waren und von den von den kaufinteressierten Investoren beauftragten Beraterteams mühsam analysiert wurden.

Die Durchführung der Analyse auf diese Weise ist zeitaufwendig, kostenintensiv und für alle an der Transaktion beteiligten Parteien umständlich – insbesondere dann, wenn Investoren aus verschiedenen Teilen der Welt stammen und die Unternehmensdokumentation auf mehrere Abteilungen verteilt ist. Es ist leicht vorstellbar, welche Kosten für die an der Transaktion beteiligten Unternehmen entstehen können, wenn sie Tausende von Kilometern voneinander entfernt sind und die Teams rund um den Globus reisen müssen.

Die Anzahl der zu prüfenden Dokumente – wie Verträge, Abschlüsse oder strategische Pläne – ist schlicht enorm, ebenso wie die Größe der eingebundenen Delegationen. Man stelle sich mehrere bis über ein Dutzend Investoren vor, von denen jeder eine erhebliche Anzahl an Spezialisten mit der Dokumentenanalyse und Beratung beauftragt, etwa Rechtsanwälte, Analysten, Finanzexperten oder Corporate-Finance-Berater, die zudem an räumlich weit voneinander entfernten Standorten arbeiten. Ganz zu schweigen vom Risiko des Kontrollverlusts über die Dokumentation oder vom Abfluss sensibler Daten.

• VDRs revolutionieren die Due Diligence, indem sie den digitalen Zugriff auf Dokumente ermöglichen und so Effizienz, Sicherheit und Wettbewerbsfähigkeit steigern.
• Als SaaS-Lösung angeboten, erfordern VDRs lediglich einen Computer und einen Webbrowser, während der Dienstanbieter sämtliche IT-Aufgaben übernimmt.

Um den Prozess zu optimieren, wurden Virtual-Data-Room-Anwendungen (VDR) entwickelt – sie ermöglichen die Durchführung der Prüfung in elektronischer Form, indem sie jederzeit und von jedem Ort der Welt aus Zugriff auf elektronische Versionen der Dokumente bieten.

Diese Lösung ermöglicht eine Optimierung des Prozesses (einmal gescannte Dokumente können mehrfach verwendet werden, ohne dass ein erneutes Drucken oder Kopieren erforderlich ist), steigert seine Wettbewerbsfähigkeit (durch die Möglichkeit, Prüfungen gleichzeitig durch mehrere potenzielle Investoren durchzuführen) und bietet ein deutlich höheres Sicherheitsniveau (Zugriff auf Dokumente über eine sichere, verschlüsselte Verbindung, ausschließlich für autorisierte Nutzer sowie vollständige Prozesskontrolle dank Berichten über die Aktivitäten der Investoren und weiterer Funktionen).

Ein VDR wird im SaaS-Modell (Software as a Service) angeboten, was im Wesentlichen bedeutet, dass Sie zur Nutzung der Anwendung lediglich einen Computer und einen Webbrowser benötigen. Die gesamte IT-Verantwortung (Infrastruktur, Daten, Software, Sicherheit) liegt beim Dienstanbieter.

• VDRs gewährleisten ein Sicherheitsniveau auf Bankstandard für den Informationsfluss und stellen sicher, dass sensible Dokumente sicher und unter strenger Zugriffskontrolle geteilt werden.
• Zu den erweiterten Sicherheitsfunktionen gehört Digital Rights Management, das unbefugte Änderungen oder das Entfernen von Dokumenten verhindert.

Ein Virtual Data Room garantiert ein Sicherheitsniveau des Informationsflusses, das dem elektronischer Bankdienstleistungen entspricht. Dadurch wird sichergestellt, dass vertrauliche Daten nicht in falsche Hände geraten. Es handelt sich um ein Werkzeug, mit dem notwendige – oft sensible – Dokumente allen beteiligten Parteien in strukturierter und vor allem sicherer Weise zur Verfügung gestellt werden können.

Um die Kontrolle zu gewährleisten, werden strenge Zugriffsrechte festgelegt, z. B. können Informationen aus dem Finanzbereich ausschließlich Fachspezialisten aus diesem Bereich zur Verfügung gestellt werden. Darüber hinaus ermöglicht das System weitergehende Einschränkungen, wie etwa das Blockieren der Möglichkeit, Dokumente auf der Festplatte zu speichern oder auszudrucken, sowie das Anbringen von Wasserzeichen auf Dateien, die im Falle eines Screenshots den Nutzer identifizieren, der einen Missbrauch des Systems begangen hat. Das Digital-Rights-Management-Modell eliminiert zudem das Risiko einer unbefugten Entfernung oder Veränderung von Dokumenten.

• VDRs erleichtern die Kommunikation zwischen den Transaktionsparteien durch dedizierte Foren und stellen detaillierte Aktivitätsberichte für eine bessere Prozesskontrolle bereit.
• Diese Funktionen sind entscheidend für die Due-Diligence-Analyse sowie für das Management potenzieller Streitigkeiten.

Dies ist nur ein Teil der VDR-Funktionalitäten, die aus Sicht der Due-Diligence-Analyse und der Bedürfnisse ihrer Teilnehmer relevant sind. Ebenso wichtig sind Funktionen, die die Kommunikation zwischen den beiden Transaktionsseiten ermöglichen (ein dediziertes „Questions & Answers“-Forum, das die Vertraulichkeit der Diskussion gewährleistet), sowie erweiterte Berichte zur Nutzeraktivität. Diese erlauben es zu bewerten, welche Bereiche der Unternehmenstätigkeit bei Investoren auf das größte Interesse stoßen oder welcher Nutzer das stärkste Interesse an der Transaktion zeigt. Die Berichte können zudem im Falle künftiger Meinungsverschiedenheiten oder Ansprüche als Beweismaterial dienen.

• VDRs werden mit dediziertem Support für die Organisation des Due-Diligence-Prozesses angeboten und sind damit einfachen Dateifreigabelösungen überlegen.
• Sie optimieren den Prüfungsprozess, steigern dessen Effizienz und erweitern die geografische Reichweite von Transaktionen ohne zusätzliche Kosten.

Unbestreitbarer Vorteil des Data Rooms ist die Tatsache, dass er zusammen mit der Unterstützung für die ordnungsgemäße Organisation von Due-Diligence-Prozessen angeboten wird. Gerade diese Expertise macht dieses System mit keiner anderen Lösung zum Dateiaustausch (wie z. B. FTP) vergleichbar. Ein engagiertes Kundenserviceteam kann die Kunden bei der Verwaltung des Systems selbst sowie beim Hochladen von Dokumenten unterstützen, sodass sich der Kunde auf die Transaktion und die Verhandlungen konzentrieren kann.

Meinungen von Unternehmen, die an M&A-Transaktionen arbeiten, zeigen, dass virtuelle Datenräume derzeit ein entscheidender Bestandteil der Due Diligence sind und Transparenz sowie eine benutzerfreundliche Verwaltung des Kauf-/Verkaufsprozesses gewährleisten. Erfolgreich durchgeführte Transaktionen bestätigen, dass sie ein hervorragender Ersatz für physische Räume mit Papierdokumenten sind. Sie verkürzen die Dauer der Unternehmensprüfung erheblich, steigern deren Effizienz und gewährleisten die vollständige Sicherheit vertraulicher Daten.

Sie ermöglichen außerdem, den geografischen Umfang von Transaktionen zu erweitern, indem eine größere Anzahl ausländischer Investoren zur Teilnahme am Prozess eingeladen wird, ohne dass dabei zusätzliche Kosten entstehen.

Warum ist der traditionelle Ansatz der Due Diligence weniger effektiv als ein VDR?

Der traditionelle Ansatz, der auf physischen Datenräumen basiert, ist zeitaufwendig und kostspielig, insbesondere wenn sich die beteiligten Parteien in großer Entfernung voneinander befinden. Zudem erfordert er den Einsatz einer großen Anzahl von Spezialisten und birgt das Risiko, die Kontrolle über Dokumente zu verlieren sowie Informationen preiszugeben.

Was sind die wichtigsten Vorteile der Nutzung eines VDR bei der Due Diligence?

Die wichtigsten Vorteile sind: eine höhere Effizienz des Prozesses, ein höheres Maß an Datensicherheit, die Möglichkeit, den Prozess zu steuern und in Echtzeit zu kommunizieren, sowie eine Reduzierung der mit dem traditionellen Ansatz verbundenen Kosten.

Bietet der VDR ein angemessenes Sicherheitsniveau für sensible Daten?

Ja, VDRs gewährleisten ein Sicherheitsniveau, das mit dem von Online-Banking-Diensten vergleichbar ist, und bieten fortschrittliche Schutzfunktionen wie verschlüsselte Verbindungen, strenge Zugriffsrechte, Einschränkungen beim Drucken und Speichern von Dokumenten sowie ein Digital-Rights-Management-System.

Wie unterstützt der VDR die Kommunikation und Kontrolle des Due-Diligence-Prozesses?

VDRs bieten spezielle Tools wie ein Q&A-Forum für vertrauliche Kommunikation sowie erweiterte Berichte über die Benutzeraktivitäten, die es ermöglichen, das Investoreninteresse zu bewerten und den Prozess effektiv zu steuern.

Ist die Nutzung eines VDR mit zusätzlicher Unterstützung verbunden?

Ja, VDRs werden häufig zusammen mit Support angeboten, der die Organisation des Due-Diligence-Prozesses erleichtert. Diese Unterstützung umfasst Hilfe bei der Systemverwaltung, beim Hochladen von Dokumenten sowie bei der gesamten Prozessorganisation, sodass Sie sich auf die Durchführung der Transaktion und die Verhandlungen konzentrieren können.